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南北出版ERP管理系统

 

  随着计算机、网络、通讯、存储、多媒体等信息技术的发展,以及这些技术在出版社管理和业务工作中的应用,极大地刺激了出版社生产力的发展。一方面,写作上,编辑们摆脱纸张、剪刀和浆糊,使用电脑并配以功能日趋完备的、高效的图文编辑软件进行写作、编辑;由于使用了计算机绘图软件使得出版社的绘图、设计等也更具高效性;排版上,也摆脱手工作业或专业需求。另一方面,作为出版社生产对象的出版物也从以印刷品为主向融合CD、VCD、DVD、CD-I等电子出版物在内的多元化方向发展。

 

  作为出版社主要生产力的编辑人员对现代信息技术的认识,也在应用中大大地提高了。为了更好地应用信息技术、拓展出版社的业务范围、提高工作效率、创造更好的经济效益,出版社的管理层也在尝试应用新的管理措施。

 

  但是,出版社的领导、决策层管理者在实际决策中经常会遇到下面的问题:

  ★ 如何及时、准确地获取每一品种出版物的经营利润或销售分析数据?

  ★ 如何准确了解各部门、各项目的费用支出情况,如何了解近期或预测将来某一时期的收支款情况?

  ★ 如何更科学、更规范地管理好出版社编务、出版、发行等业务?

  ★ 如何尽快地得到各种准确的生产计划报表、图书或型版的库存报表等,或及时了解出版物、原材料等的阶段进销存情况?

  ★ 如何监督列入选题计划内的各选题的发稿计划、出版计划的执行进度,或当前状态?

  ★ 如何及时了解各种图书的盈亏平衡点分析、利润分析等?

  ★ 如何按市场的需求,及时调整图书、电子音像制品的出版计划,控制编务、出版部门的工作进度,避免图书、电子音像制品的积压?

  ★ 如何获取某一品种图书或电子音像制品的发行分析数据、某一地区的发行分析数据和某一品种(或某一类出版物)在不同时间段的发行情况的比较数据?

 

  《南北出版ERP管理系统》是一个切合我国出版行业业务状况的管理信息系统,融合出版社核心业务和财务管理为一体的出版管理信息系统。

 

  南北出版ERP管理系统由编务管理子系统、出版管理子系统、发行管理子系统、成本管理子系统、财务管理子系统组成,其管理模式为以业务为支撑,以财务为监督,通过业务经营驱动企业管理。南北出版ERP管理系统可和OA办公自动化系统、HR人力资源系统、门户网站、电子商务平台等系统进行有效衔接,为出版社打造全价值服务平台。

 

覆盖全面的业务流程及费用报销流程

 

  南北出版ERP管理系统实现了从编务(选题、发稿、设计等)、印刷(排制版、印装单、自动生成工价、入库、生成成本结算发票、结算)、发行(订单(支持网上征订)、提印单、提单、发货清单(配货运件)、出库、销售退货、属地定价管理、销货清单、销售结算发票)到财务核算、结算(入库、出库、收款、付款、发票等生成相关凭证)的信息共享和业务协同。

 

  编务管理子系统:提供针对总编室和各编辑室的具体业务管理,包括选题申请、选题审批、编辑生产管理、书号、在版编目管理、印前成本管理、编辑业务质量管理。编务管理面向选题,对每一选题确定工作流程和工作计划。系统将记录编务工作从选题申请开始至选题发稿结束的每一工作环节的相关信息。

 

  出版管理子系统:是出版社生产管理的主要组成部分之一,主要管理出版社的排、印、装等相关业务。具体的出版管理包括如下业务内容:出版物定价管理、印装单及工价管理、生产管理、照光样与装订样管理、成品管理、纸张材料管理、印装费用结算管理、样书管理。

 

  发行管理子系统:提供出版社发行人员对图书、音像制品、半成品(型版)的销售管理。管理内容包括成品(半成品)征订信息、客户订单信息、成品(半成品)图书进销存、采购图书进销存、成品(半成品)货运信息、图书发行流向分析,以及库存图书和出版图书的入库、移库、出库(销售、报损、样书出库等)、盘点等操作进行全面的控制和管理,以达到降低库存、减少资金占用、避免发行图书积压或发行图书的库存短缺,保证出版、发行工作的顺利进行。

 

  财务管理子系统:应用范围包括出版社的帐务管理、应收帐管理、应付帐管理、财务报表、辅助报表、固定资产、工资管理、成本分析等模块。

 

  费用报销系统:使费用预算得到实施监控,并将公司制度落实到实际执行过程中,如:按照公司规定自动计算差旅费补助等

 

  各种统计分析:印装单统计(按书、印刷厂、年度、季度)、印装单到货查询、发货统计(按年度、季度、地区,客户、业务员、图书、编辑室、折扣等)、库存查询、占货查询、应收账款统计、单书成本分析、本量利分析等。

 

财务业务一体化的无缝衔接

 

  所谓"财务业务一体化"是财务与业务数据完全的一致性,用于保证此一致性的手段是所有凭证的制作完全由单据自动生成。

 

  全面实现业务单据、非业务单据与财务核算、结算方面要求的一体化工作流程:各部门工作人员在系统中填写相关业务单据(如:入库单、发货单、销售发票申请单、付款申请单等)和非业务单据(如:借款单、通讯费报销单、差旅费报销单、会议费请款单等),各级相关领导在系统中对各类业务行为的真实性、合理性进行审批,再由财务人员检查系统中单据与实际单据是否相符,并点击确认自动生成财务凭证。

 

  数据一次录入,全程使用,在减少重复录入工作量的同时,也降低了出错概率,提高了核对工作效率。

 

符合上市公司要求的成本核算

 

  将成本认定从单书细化到单个印装单(印装单不同会导致成本不同),各种可以认定到书的支出项目全部进入单书成本,包括:稿酬、排制版费、印刷费、装订费、覆膜及其它工艺费、原料费、辅料费等,后期加工的费用进入被加工部分的图书成本,不能直接认定印装单的成本项目通过分摊的方式进入成本,如:涉及到会有加放的一些辅料(光盘套、防伪标等)。

 

  对于装订厂送货时的多数、少书进行处理书按多书付款和多书不付款两种方式处理,少书视同销售处理。

 

  编录经费采用定额法分摊,通过公式计算定额标准,图书入库时进行编录经费分摊,定期根据编录经费实际发生情况进行调整,定期对定额标准进行调整。

 

  及时计算图书成本:在图书入库时生成所有成本项目,如果已经发生(收到发票)的项目记为"真实",还未发生(未收到发票)的项目根据预估原则(如:印刷费按照系统中根据工价本计算的工价)记为"估价",在收到发票时立即红冲"估价",转为"真实",并支持部分到票(某印装单某种费用一部分数量的发票)。保证了成本数据的准确性。

 

  销售退货确认到印装单,保证成本数据的准确。

 

可快速为企业量身定做个性化功能

 

  强大的开发平台和对出版业务的了解保证了可以为企业量身定做个性化功能。

 

  南北软件具有二十年的企业管理软件开发经验,为了适应企业的各种个性化需求,在十几年前就开发出一套动态建模平台,可快速完成一大部分各种个性化需求,不再完全依赖程序开发。这样,一方面使需要二次开发的项目可以现场通过动态建模完成,大大提高效率,另一方面给用户方留有扩展功能的平台。

 

  南北通过对几十家出版社管理信息系统的实施,积累了大量的实施经验和行业知识,对企业的管理流程及信息系统的个性化需求可以给出建设性意见,帮助企业建立完整、有效的信息化系统。

 

强大的可扩展性

 

  为了适应企业发展的需要,有可能经常会调整的模块功能都是按照可扩展的方式实现。

  如:印装单工价计算是一套标准定义及公式定义平台,可按照不同标准的工价本进行定义,自动完成印装单工价计算。

  如:系统建立了一套功能强大的查询工具平台,可由使用人员自行定义需要的查询,尤其是在已有明细数据查询的基础上定义个性化需求的查询操作非常简洁。

 

  支持远程办公、短信提醒等

 

  使用Java开发,可以使用各种浏览器远程登录,支持远程办公。除了各种网络安全机制及数据库安全机制的保障外,增加校验码等安全防范手段,数据经压缩后再传输,不但保证安全,并且提高了传输效率。

  结合电信技术的应用,可预先设定,在需要时通过短信方式通知相关人员相关信息,如:单据提交到领导审批时给领导发送短信,稿酬发放通过银行完成时给作者和编辑室相关负责人发送短信,发货接近180天时在系统中做预警提示并给相关发行人员发送短信。