当前位置:首页 > 客户服务 > 成功案例 > 南北 ERP外贸行业版在东方科仪进出口集团公司成功应用

南北 ERP外贸行业版在东方科仪进出口集团公司成功应用

文章日期:2008-02-23

 

1、东方科仪进出口集团公司概况

 

  东方科学仪器进出口集团公司(前身为东方科学仪器进出口公司,简称东方公司)为中国科学院的专业外贸公司,成立于一九八0年三月二十七日。十九年来,公司经营总额超过12亿美元,最近几年每年的进出口额都超过1亿美元,在中国最大的五百家外贸企业排名榜上居于中间位置。公司现在拥有12个对外贸易和技术开发型的子公司和14个隶属于它们的独资、联营以及中外合资公司,在美国、泰国及香港建立了独资或中外合资公司。

 

2、信息化由来及需求

 

  为了能够迅速与国际管理水平接轨,东方科学仪器进出口集团公司(简称东方科仪)全面启用ERP管理系统,来构建现代化的管理体系,实现集团资源共享。对ERP管理系统需求包括如下几个方面:财务软件集成系统、进出口业务管理系统、储运单证管理系统、经理办公室/综合分析管理系统、招投标管理系统、系统管理、电子影像管理系统、资金管理系统等模块。

 

3、信息化建设情况

 

3.1系统选型

 

  作为中国科学院具有21年历史的专业外贸公司,在选择软件厂商时,东方科仪做了大量细致、慎重的调研工作,比较了很多管理软件产品,最后从价格性能比和售后服务考虑,选择了南北的ERP产品。

 

3.2系统建设方针与指导思想

 

3.3系统方案介绍

 

3.3.1系统总体结构

 

  东方科仪业务系统需求主要包括业务流程及系统维护两部分,业务流程部分的主要功能为实现对整个进出口业务的信息采集、流程控制;系统维护部分主要包括预警、审批、公告等辅助功能以及业务关系、界面、打印格式定义等数据维护功能。

 

 

3.3.2系统功能介绍

 

  系统提供强大的用户自行进行数据维护的功能,可由用户的系统管理员来定义如表字段、界面、打印格式等等。同时系统还需提供相应的辅助功能,以实现业务关键点如签约、付款的受控;以及工作成果的及时继承,如付款审批被批准则申请人会在第一时间得到通知。

 

3.3.2.1业务系统(以进口业务流程为例)

 

3.3.2.1进口业务系统

 

1、建立项目

 

  -> 项目的含义:目前公司合同多为小数额,故可将项目作为一个文件夹使用,但公司业务在发展,当业务发展壮大后,项目便可以赋予其最初的意义,即根据实际业务确立一个项目,项目项下可对应多个合同。

 

  -> 内容:项目号、贸易方式、客户信息、创建日期、币种、金额等。

 

  -> 状态:项目分"准备、申请、执行、终结"等状态。

 

2、合作协议

 

  当存在与合作方共同进行进口代理,则可在系统中制作合作协议。

 

  -> 内容:协议号、合作方信息、签订日期、币种、金额等。

 

  -> 审批:针对项目可以定义审批,也可以不定义审批流程。

 

  n 状态:准备、申请、执行、终结。

 

3、新客户管理

 

  当需要与新的客户(包括供应商、合作客户等)建立业务往来时,业务部提出客户申请,并且录入客户基本信息,包括用户正确名称、地址、电话、联系人、邮政编码、开户行、银行帐号、注册资金等。

  系统管理员收到业务部申请后,将新客户信息录入系统,公司财务部和企划部对客户资信情况进行调查后定义信用等级,提供给系统管理员,加入客户资料信息中。

  系统管理员进行客户代码分配,分配后此客户便归属提出申请的项目组(部门或个人)。没有分配代码的客户在制作单据时无法调用,与客户相关的打印文件不能打印输出。

 

4、新商品管理

 

  同客户管理,业务部提出商品申请,并提供商品基本信息,商品编码、名称、单价、单位等,由系统管理员进行商品码分配,未分配商品码的商品不能在单据中使用。

 

5、进口代理合同

 

  根据与用户洽谈的结果,在系统中制作《代理进口合同》(即代理协议)。

 

  -> 内容:合同号、签订及创建日期、客户基本信息、各种费用收取方式及相应值或率、商品信息(可不填),业务员输入协议信息后保存或申请审批。(合同中加入"所属项目",该项目作为数据字典使用,并可作为统计的依据)。

 

  -> 审批:针对代理合同可以定义审批,也可以不定义审批流程。

 

  -> 状态:准备、申请、执行、终结。

 

6、进口外贸合同、合同预算

 

  打印控制中进口合同的打印文件可以导出到WORD文档,导出文件应该直接是WORD文档;打印外贸合同时要根据合同的不同条款生成不同的合同文本。

  在与外商询价、报价等洽谈结果的基础上,进行合同预算编制。系统中进口合同附《合同预算表》、《代理进口合同》可对合同货款、各种费用等进行预算。

  进口合同号依编码规则编号,系统提供进口合同标准条款范本供调用。

 

  -> 内容:签订日期、客户及供应商基本信息、价格条款、运输方式、付款方式、币种及原币金额、起运港及目的港、其它条款等,其中的交货期必须是具体的日期,同时加入解释性字段,打印时打印解释性字段内容而不打印具体日期,此日期只作为预警的条件。

 

  -> 审批:外贸合同及预算、代理合同的信息采集没有先后顺序,可将所有信息在同一窗口记录,审批定义在进口合同处一起审批。审批条件如下:

 

  -> 审批权限:

  § 业务员小于10万美元

  § 项目经理小于20万美元

  § 总经理与副总经理小于40万美元

  § 主管进口副总裁大于等于40万美元

 

  -> 审批控制:业务员执行"申请"操作,合同由"准备"状态变为"申请"或"执行" 状态,具体如下:

  § 由"准备"状态改变为"执行"状态:

  进口合同成交金额在各自权限范围内,进口手续费大于等于1%或最低收费大于等于RMB400,银行费为3‰,不需要公司提供授信额度,不需要公司垫款,不是远期信用证时系统自动审核通过并改变合同记录状态?quot;执行"。

  § 由"准备"状态改变为"申请"状态:

  当上述条件其中一个不满足时系统根据审批授权自动转到相应的审批人,并改变状态为"申请"。

  § 由"申请"状态改变为"执行" 或"准备"状态:

  这是由审批人通过"审批"确认来完成,如果审批通过则合同状态改变为"执行";如果审批未通过则合同状态改变为"准备"。

  审批人可在审批时通过快捷方式打开所审批的合同明细,查看合同条款。合同提交及审批后系统会发相应提示信息。

 

  -> 打印控制:

  当合同状态为"准备"或"申请"时不能打印代理进口合同、中英文外贸合同。进口合同的打印需具备导到word文档中的功能,且针对一个进口合同有与某word文档进行关联的功能。

 

7、进口询价

 

  业务员可将对外询价结果在系统中记录,登录询价单,录入询价业务内容及对方报价情况等信息,询价单不需要审批,录入后即可打印输出进口询价单。

 

8、办理进口批件

 

  凡是机电产品需要办理批件:机电产品进口登记表、进口配额证明、机电产品进口证明、进口许可证。

  批件交业务员后由业务员在系统中确定进口合同与批件关联关系,记录批件名称、登记表号、提交申请表时间和完成时间及办理人员,批件的登记表号唯一,允许一个批件做多个合同,允许一个合同有多个批件。

  理论上批件应在外贸合同签订前输,但由于实际业务操作等因素,系统中批件的办理与合同不加先后的控制。

 

9、合同移交执行

 

  合同的移交为合同签订者与执行者的交接过程,合同移交执行时,交接双方除在系统外的文本交接外,商务部合同经办人需在系统中签收需要执行的合同。

  移交控制:合同状态为"执行",如果是机电产品或软件合同必须有批件与合同的关联关系,满足条件,可进行移交;如果上述条件有一个没有满足则不能完成移交。

 

10、到单审单

 

  合同为L/C时,银行议付单据由财务人员进行到单登记,记录单据详细信息,业务员根据信用证条款等信息对单据进行审单,确认是否承付。

 

11、实际到货

 

  当货物实际到达时,合同执行人员在系统中记录到货情况:到货日期、货物明细、商检情况及是否转运等等;

 

12、信用证管理

 

  -> 信用证开证:

  当进口合同需要开信用证时,合同执行人员到财务申请信用证号,根据合同条款填制《信用证申请》(相当于审签单),录入信用证条款等信息,提交并保存后系统根据审批权限的定义转审批。

  审批未通过的申请书,业务员、经办人可以修改。审批通过,打印《信用证申请书》,财务到银行开证后登记信用证信息页(现系统开证申请页),输入开证日期及汇率(只显示),免保及提保额等信息,系统中设定各行信用证申请书的标准打印模板。

 

  -> 信用证的承付:

  财务收到银行承付通知后在公告栏发信息,由业务员(或商务人员)记录到单情况并审单承付,同意承付则财务部做付汇登记。

 

13、付款管理

 

  -> 付款申请:

  当需要支付货款或各种费用时,合同经办人根据合同执行情况和付款条款,在系统中提交付款申请,付款申请可分为付人民币费用、付外币费用、付外币货款三种类型,业务员登录货款或各种费用明细,费用又分为不同的费用类型,各费用类型对应财务的相应科目号,在制作付款申请时可一次录入多种费用类型的费用额,(现系统一条申请记录只对应一种费用类型),付款申请录入后审请审批;

  制作付款申请时,界面中显示该合同的预收款余额,当此次提交申请后余额为正数时,不需业务员审批,由商务部总经理审批后到财务部;当此次提交申请后余额为负数时,提交后转业务员审批和业务部经理审批。

 

  -> 财务付款:

  付款申请经审批通过后,财务部执行付款,并生成相应的凭证;

  当付款申请类型为付外币时,业务员录入进口核销单信息,系统中需打印T/T付汇申请书和进口核销单。

  当合同付款方式为L/C时,通过信用证的承付实现付款申请及付汇操作。

 

  -> 预警提示:

  此外作为一个预警提示点,当申请付款金额大于客户预付款余额时,提交付款申请后系统发出预警信息。

 

14、来款管理

 

  当针对某一合同用户有预付款或其他款项到来时,如果是支票或现金,业务员在系统中填写"收入确认单",提交后财务审核,通过则转凭证,不通过退回经办人;如果是银行转帐,在财务系统的予录入系统中实现,财务人员输入相关信息,业务员进行来款确认,生?quot;收入确认单"。

 

15、进口报关

 

  拿到提单后如客户自报关,配齐相应单据交客户,待收到报关单后在系统中记录报关信息即可。

  如公司报关,报关人员确认提单后按合同运单号、进口日期、取单日期,进行配制单证,领取支票。

  因报关将统一进行电子报关,故系统中只记录简单信息,以减轻操作人员工作量。报关放行送货后由经办人输入报关信息,主要包括:报关单号、日期、口岸、进口日期、备案号、提运单号、分运单号、运输方式等。报关后发生的报关费用通过财务提供的凭证预录入功能来实现。

 

16、进口核销

 

  -> 业务员付汇申请核销单时,记录采用核销单或非贸易核销单,

 

  -> 财务付汇时将核销单号录入系统;

 

  -> 业务员进行核销交单,向核销专管人员交报关单、核销单;

 

  -> 核销专管人员到外管局进行进口核销,并将核销结果记录在系统中;

 

  -> 系统提供相应的核销查询。

 

17、进口合同结算

 

  当进口合同需要结算时,业务员首先制作结算单,作为通知财务进行结算的依据,结算单中给出该客户各数据项如货款、各项费用的余额,业务员可以修改结算货款、手续费率、手续费、银行费率,结算起始日期为系统启用日,截止日期为当前日期。提交后财务进行审核,审核通过则结算生效。

  预警提示:

  结算总金额大于预付款时,系统发提示信息,允许提交;财务部做完结算发票通知经办人。

  经办人收集合同资料归档,做继续到货付款准备或合同终结。

 

18、招标

 

  招标流程中招标合同、采购合同的个数与招标原则:

 

  -> 项目下有数个包,每个包下有多种品目。投标时必须以包来投,仅对应一家投标商。但中标合同可以签一个也可以签多个合同。

 

  -> 项目下有多个品目,投标商按品目投标,每个品目对应签一个合同。

 

19、内销管理

 

  -> 内销合同:当贸易类型为自营进口时,需制作内销合同,录入国内客户基本信息、商品、单价、金额等信息,合同审批通过则生效执行;

 

  -> 出运单:针对内销合同,可制作出运单,录入出运货物明细。

 

20、银行授信额度管理需求

 

  银行授信额度管理比较复杂,涉及面很多,银行授信额度可登录到系统中,在每一次开证时使用该额度,信用证承付后该额度被恢复,在贸易系统中主要实现相关信息查询功能,为公司领导审批时提供依据。

 

21、相关查询统计

 

  -> 业务员要时时了解商务部的工作进度(关于其合同);

 

  -> 合同进程跟踪:各阶段时间、单据、制单人等等信息;

 

  -> 外商、商品、客户、客户成交记录、合同收入成本利润;

 

  -> 提供给业务员一个可操作方便的查询,包括多种查询条件、广泛的查询信息。

 

4、 经验与体会

 

  通过对该技术的实施应用,有步骤地调整业务流,使得业务流逐步趋于合理,提高企业的整体竞争力,同时也减少了重复劳动。

  通过这段时间的不懈努力,在南北技术人员的帮助下,我们已经把市场需求---进出口业务 --- 成本管理连成一体形成了一个高效运行的系统。并成功地解决了企业在信息化过程中必须解决的几个重要的基础问题即:

 

  1、完成了基础资源数据的数字化、信息化,建立了基础数据库。

  2、突破了部门之间、人际之间的壁垒,实现了以业务流程信息化为导向的企业一体化集成管理。

  3、对企业外部资源的利用进行了科学的整合。